El desorden en el trabajo no es solo cuestión de creer arreglarlo a través de agendas bonitas o de hacer listas de actividades pendientes que se tachan con un resaltador; Es una manifestación de múltiples factores, desde la ansiedad hasta hábitos que no nos permiten optimizar nuestro tiempo. Soy Elizabeth Bravo, experta en empleabilidad y hoy vamos a hablar de los posibles motivos por lo que te sientes abrumado en el trabajo y algunas herramientas para organizarte y ser más productivo.

El estrés y la ansiedad que genera la acumulación de trabajo, juega un papel clave en esta sensación de caos. No se trata solo de una condición mental de moda, sino de un estado influenciado por las redes sociales y la constante comparación con vidas aparentemente perfectas. Nuestro cerebro busca dopamina, y la encuentra en la distracción constante, haciendo que posterguemos lo importante por lo inmediato o urgente. Así nace la procrastinación, ese hábito de dejar todo para después, no porque seamos perezosos, sino porque el cerebro prefiere lo fácil y placentero en lugar de lo desafiante.

Este desorden no es simplemente una cuestión de personalidad; es también el resultado de hábitos adquiridos. Implementar pequeñas rutinas diarias puede marcar la diferencia. No se trata de llenar la jornada con más pendientes, sino de aprender a priorizar lo importante sobre lo urgente. Aquí es donde entra la Matriz de Eisenhower, una herramienta que nos ayuda a dividir las tareas en cuatro cuadrantes:

• Actividad importante y urgente: priorizarla y resolver de inmediato, primera acción del día.
• Tarea importante pero no urgente: planificar tiempo para hacerla en el día.
• Actividad urgente pero no importante: delegar.
• Tarea ni urgente ni importante - distracciones: eliminar hasta cumplir el objetivo.

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Además, aplicar el principio del 80/20 (Ley de Pareto) nos permite enfocarnos en el 20% de las tareas que generan el 80% de los resultados, optimizando nuestro esfuerzo y evitando el desgaste innecesario.

Las herramientas digitales pueden ser aliadas poderosas en este proceso. Aplicaciones como Notion, Trello o Google Calendar ayudan a estructurar mejor el trabajo y evitar que el día se convierta en una maratón de tareas inconclusas. Sin embargo, la mejor estrategia siempre será desarrollar un sistema propio que se adapte a nuestras necesidades y ritmo de trabajo.

Para quienes trabajan sin supervisión constante, la clave está en gestionar el tiempo con inteligencia. Técnicas como la de "bloques de tiempo" o el método Pomodoro, que consiste en trabajar en intervalos de 25 minutos con descansos cortos de cinco minutos máximo, permiten dividir la jornada en periodos de enfoque real, evitando distracciones y mejorando la eficiencia. Establecer momentos específicos para revisar correos o redes sociales, en lugar de hacerlo constantemente, también es fundamental para evitar caer en el ciclo de la procrastinación.

Sentirse desordenado en el trabajo no es algo que ocurra de la noche a la mañana. Generalmente, es el resultado de una combinación de factores que, poco a poco, van afectando la productividad y aumentando la sensación de caos. Desde la saturación de información hasta la falta de hábitos estructurados, existen muchas razones por las cuales una persona puede sentir que no logra mantenerse al día con sus responsabilidades laborales.

• Sobrecarga de información: Correos, mensajes de WhatsApp, reuniones y otras fuentes de información pueden saturar el cerebro, lo que lleva a realizar actividades fáciles en lugar de las más importantes.
• Falta de claridad en las actividades: Muchas veces no sabemos por dónde empezar porque las instrucciones son imprecisas, lo que dificulta la ejecución eficiente de las tareas.
• Procrastinación: Aplazar tareas genera una acumulación de pendientes que incrementa el estrés. Un trabajo pesado es, en realidad, la acumulación de pequeñas tareas no realizadas a tiempo.
• Malos hábitos: Cuando priorizamos lo urgente sobre lo importante, nos encontramos en una espiral de estrés constante. Es fundamental estructurar una agenda que equilibre ambos aspectos.

La ansiedad no es solo una sensación pasajera, sino un secuestro mental que impide tomar decisiones claras. El estrés hace que el cerebro priorice la supervivencia y la resolución de incendios en lugar de la planificación efectiva.

Vivimos en una era de sobreestimulación: redes sociales, comparaciones y búsqueda de dopamina afectan nuestra capacidad de concentración. La clave está en manejar los estímulos, hacer pausas y eliminar distracciones innecesarias.

El orden no es una cuestión de personalidad, sino de hábitos adquiridos. Algunas personas crecen en ambientes desordenados y repiten esos patrones, mientras que otras simplemente nunca aprendieron a planificar.

La buena noticia es que los hábitos se pueden cambiar con pequeñas acciones diarias. La clave es la repetición y la flexibilidad, adaptando el sistema a la rutina personal.

Dependiendo del estilo de vida de cada persona, existen diferentes herramientas digitales que pueden ayudar:

• Para organizar tareas: Trello y Notion.
• Para enfocarse: Forest, que bloquea distracciones y planta un árbol virtual si se cumple el tiempo de trabajo.
• Para almacenar información: Google Keep y WhatsApp (creando un grupo con uno mismo).
• Para bloquear distracciones: Freedom, que evita la tentación de revisar redes sociales.

No es necesario contar con una fuerza de voluntad sobrehumana para mejorar la organización. Aquí algunas estrategias simples:

• Definir tres prioridades diarias: No todo es urgente. Elegir tres actividades importantes ayuda a mantener el enfoque.
• Bloquear tiempos para cada tarea: No dejar las tareas al azar, sino asignarles un horario específico.
• Crear rutinas automáticas: Asociar hábitos nuevos con actividades ya establecidas, como ponerse protector solar después de cepillarse los dientes.
• Reducir distracciones: Eliminar notificaciones innecesarias y establecer pausas programadas para revisar redes sociales o responder mensajes.

Por ultimo te daré un ejemplo: Imagina que trabajas en ventas y tienes un presupuesto mensual que cumplir. Tu jornada es de 8 a. m. a 5 p. m., y además de cerrar negocios, debes enviar cotizaciones, participar en reuniones estratégicas, responder requerimientos y gestionar la cartera de clientes. Sin una estructura clara, podrías pasar el día reaccionando a lo urgente sin avanzar en lo importante.

¿Cómo organizarte mejor? 

• Empieza con enfoque (lo importante): A primera hora, realiza la reunión estratégica para alinear objetivos y prioridades del día. Esto te dará claridad sobre qué acciones tienen más impacto.
• Bloques de tiempo para llamadas y agenda (importante): Dedica un espacio fijo en la mañana para contactar clientes, programar visitas y organizar tu pipeline de ventas.
• Visitas y negociaciones (importante): Cumple con las reuniones previamente agendadas sin distracciones. Este es el momento clave para generar ingresos y fortalecer relaciones comerciales.
• Gestión de pendientes (urgente): Destina una franja del día (puede ser las dos horas antes finalizando la jornada) para enviar cotizaciones, responder requerimientos y revisar correos.
• Momentos de pausa productiva: Es importante incluir descansos estratégicos para despejar la mente y mantener el rendimiento. Usa este tiempo para caminar, hidratarte o incluso cerrar los ojos y pensar, en lugar de caer en distracciones como redes sociales.

Si te quedó alguna duda o quisieras más información, me puedes encontrar en Instagram como @eli_empleabilidad 

Portada: pexels davdkuko